Es ist gängige Praxis zwischen Kunden und Lieferanten, bei langfristigen Projekten oder größeren Investitionen Vorauszahlungen, Anzahlungen oder Teilzahlungen zu vereinbaren, die noch vor dem Ende der auszuführenden Leistung zu entrichten sind. Ob dies auf Wunsch des Kunden passiert oder der Wunsch des Lieferanten ist, ist dabei nicht relevant. Umsatzsteuerlich bestehen bei An- und Teilzahlungen bzw. bei Schlussrechnungen einige Fallstricke, die für den Lieferanten oder auch den Kunden teuer werden können. Die größte umsatzsteuerliche Risikoquelle für den Lieferanten ist wohl, dass bei einer falschen Abrechnung mehr Umsatzsteuer als nötig geschuldet wird, wenn beispielsweise Rechnungen falsch ausgestellt wurden. Für den Kunden besteht das Risiko, dass ein etwaiger Vorsteuerabzug aufgrund einer fehlerhaften Rechnungslegung versagt wird.

Insbesondere können sich folgende Problembereiche ergeben:

Eine Voraus- oder Anzahlung, die vor Ausführung der Leistung vereinnahmt wird, führt beim Lieferanten zur Umsatzsteuerpflicht - das bedeutet, im Zeitpunkt, in dem die Zahlung geleistet wird, muss der Lieferant die Umsatzsteuer, die auf die Voraus- oder Anzahlung entfällt, an das Finanzamt melden und entrichten. Allein durch die Zahlung steht dem Kunden allerdings mangels Rechnung noch kein Vorsteuerabzug zu.

Erstellt der Lieferant nun ein Dokument mit gesondertem Steuerausweis (z.B. eine Voraus- oder Anzahlungsrechnung oder eine Zahlungsaufforderung o.ä.) für die Voraus- oder Anzahlung, so muss aus diesem Dokument klar hervorgehen, dass es sich um die Abrechnung einer Voraus- oder Anzahlung handelt. Neben dem Erfüllen der allgemeinen Rechnungsmerkmale des Umsatzsteuergesetzes empfiehlt es sich, diese Abrechnungsurkunde entsprechend zu bezeichnen (z.B. "Anzahlungsrechnung über den am 11.2.2020 vereinnahmten Teilbetrag", "2. Teilrechnung über die vereinbarte und am 14.2.2020 fällige Abschlagszahlung"). Außerdem ist eindeutig durch die Angabe des erwarteten Leistungszeitpunkts anzugeben, dass die Leistung erst in Zukunft erbracht wird. Wird die Abrechnungsurkunde nach diesen Kriterien ausgestellt, entsteht für den Lieferanten keine zusätzliche Steuerschuld aufgrund der Abrechnung.

Hat der Lieferant ein korrektes Abrechnungsdokument für die An- oder Vorauszahlung erstellt, so steht dem Kunden grundsätzlich im Zeitpunkt der Zahlung der Vorsteuerabzug zu. Bezahlt der Kunde nun allerdings weniger als auf der Rechnung angegeben, so schuldet der Lieferant nur jenen Umsatzsteuerbetrag, der sich aufgrund der vereinnahmten Zahlung ergibt; eine Rechnungskorrektur ist nicht erforderlich.

Wenn die Leistung schließlich fertig erbracht wurde, wird üblicherweise eine sog. Endrechnung über den Gesamtbetrag erstellt. Bei der Rechnungsausstellung ist darauf zu achten, dass die vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge korrekt ausgewiesen werden, damit keine zusätzliche Steuerschuld aufgrund der Endrechnung entsteht. Für den Ausweis gibt es laut Ansicht der Finanzverwaltung drei Varianten:

1. Die einzelnen vereinnahmten Teilentgelte mit den jeweils darauf entfallenden Steuerbeträgen werden in der Endrechnung abgesetzt.
2. Es genügt auch, wenn vom Gesamtbetrag der Endrechnung die Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge auf einmal abgezogen werden.
3. Die Umsatzsteuer in der Endrechnung wird auf Basis des Restentgelts ausgewiesen.

Erhält der Kunde eine falsche Endrechnung, in welcher der gesamte Vorsteuerbetrag ausgewiesen wird, so darf aufgrund dieser Rechnung kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden. Ein Lieferant kann auf die Ausstellung einer Endrechnung verzichten, wenn das gesamte Entgelt und die darauf entfallenden Steuerbeträge bereits in Voraus- oder Anzahlungsrechnungen abgedeckt sind.

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