Das Auto hat im Steuerrecht schon seit jeher eine Sonderstellung eingenommen, welche vor allem durch Einschränkungen gekennzeichnet ist. Dies ist mitunter dadurch bedingt, dass durch die Verflechtung von unternehmerischer und privater Nutzung eines Kfz keine steuerlichen Vorteile und im Endeffekt keine Kostenersparnis gegenüber der ausschließlich privaten Nutzung eines Kfz entstehen sollen. Im ersten Teil unserer Artikelserie werden die Besonderheiten des Kfz für Dienstnehmer dargestellt. Im Vordergrund steht erstens die Verwendung des Dienstwagens für private Zwecke und zweitens die Nutzung des Privatautos für dienstliche Zwecke.

Steuerlicher Sachbezug bei privater Nutzung des Dienstwagens

Die private Nutzung eines Dienstwagens/Firmenwagens, welche bereits bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsort gegeben ist, stellt beim Dienstnehmer einen Sachbezug dar, welcher sowohl die (lohn)steuerpflichtigen Einkünfte erhöht als auch grundsätzlich eine Sozialversicherungsbelastung hervorruft. Der monatlich geldwerte Vorteil durch die private Nutzung des Firmenautos berechnet sich grundsätzlich mit 1,5% der tatsächlichen Anschaffungskosten. Seit März 2014 beläuft sich der maximale Sachbezugswert pro Monat auf 720 € (bisher 600 €) – dies entspricht Anschaffungskosten von 48.000 €. Kann z.B. durch ein Fahrtenbuch nachgewiesen werden, dass die monatliche Privatnutzung des Firmenautos im Durchschnitt maximal 500 km beträgt, so ist nur der halbe Sachbezug anzusetzen, der sich mit 0,75% der Anschaffungskosten berechnet. Der maximale monatliche Sachbezug wurde auch hier von 300 € auf 360 € erhöht (0,75% von 48.000 €).

Der steuerpflichtige Sachbezug kann durch Zuschüsse des Dienstnehmers vermindert werden. Zu beachten ist dabei, dass entweder grundsätzlich Kostenbeiträge pro gefahrenen Kilometer geleistet werden oder aber eine Einmalzahlung vor Nutzung des Firmenwagens erfolgt. Nicht empfehlenswert ist hingegen, wenn der Dienstnehmer die Treibstoffkosten bezahlt, weil dadurch der Sachbezugswert nicht vermindert wird. Da die Ermittlung des Sachbezugswerts nur teilweise von der Höhe der privat gefahrenen Kilometer abhängt, ist eine Unterbrechung des Sachbezugs, weil z.B. das Firmenauto aufgrund einer längeren Fernreise nicht privat genutzt werden kann, nicht möglich. Auf der anderen Seite muss aber auch bei exzessiver privater Nutzung kein höherer Sachbezug angesetzt werden.

Die private Nutzung eines Firmenautos ist für den Dienstnehmer regelmäßig auch deshalb vorteilhaft, weil zwar ein Sachbezug in Abhängigkeit von der Höhe der Anschaffungskosten versteuert werden muss, nicht aber zusätzlich von den laufenden Betriebskosten, die üblicherweise vom Dienstgeber getragen werden. Allerdings können Dienstnehmer mit Dienstwagen kein Pendlerpauschale (und auch keinen Pendler-Euro) in Anspruch nehmen – der Verkehrsabsetzbetrag steht ihnen jedoch zu.

Nutzung des privaten Kfz für dienstliche Zwecke

Verwendet der Dienstnehmer (s)einen privaten Pkw für dienstliche Zwecke, so können damit in Verbindung stehende Kosten als Werbungskosten geltend gemacht werden, sofern sie nicht vom Dienstgeber ersetzt werden. Anlassfälle für beruflich bedingte Fahrten sind z.B. Dienstreisen ins In- oder Ausland, Fahrten zu Fortbildungsveranstaltungen oder auch beruflich bedingte Umzüge. Als Kostenbasis für beruflich bedingte Fahrten mit dem privaten Kfz können entweder die tatsächlich angefallenen Kosten herangezogen werden oder das amtliche Kilometergeld. Das amtliche Kilometergeld beläuft sich bei Verwendung des Pkws auf 0,42 € pro gefahrenen Kilometer bzw. bei Fahrt mit dem Motorrad auf 0,24 €/km. Bei Auszahlung durch den Dienstgeber ist das Kilometergeld bis zu dieser Höhe pro gefahrenen Kilometer beim Dienstnehmer steuerfrei. Falls der Arbeitgeber kein oder weniger an Kilometergeld ausbezahlt, kann die Differenz als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Um Kilometergeld beanspruchen zu können, ist es nicht erforderlich, dass das genutzte Fahrzeug tatsächlich im Eigentum des Dienstnehmers steht. Der Dienstnehmer muss allerdings für den Betrieb des Fahrzeugs selbst aufkommen. Da Kilometergeld nur bis zu maximal 30.000 km steuerlich berücksichtigt werden kann, können bei Strecken von mehr als 30.000 km im Jahr alternativ die tatsächlich angefallenen Kosten geltend gemacht werden. Das Kilometergeld als Pauschalvergütung deckt alle mit dem Kfz zusammenhängenden Kosten wie z.B. Abschreibung, Leasingraten, Finanzierungskosten, Treibstoffkosten, Reparaturkosten, Gebühren, Versicherungen, Mitgliedsbeiträge etc. ab. Der Nachweis der dienstlich gefahrenen Kilometer ist eine wesentliche Voraussetzung für die steuerliche Berücksichtigung und ist grundsätzlich durch ein Fahrtenbuch zu erbringen. Die notwendigen Details umfassen naturgemäß das Datum, die Fahrtstrecke, Kilometerstand am Beginn und Ende jeder Fahrt, den dienstlichen Grund der Fahrt etc. Andere Aufzeichnungsformen werden nur anerkannt, wenn dadurch eine verlässliche Beurteilung möglich ist.

Benutzt der Dienstnehmer den privaten Pkw für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz, so können diese Kosten nicht extra steuerlich geltend gemacht werden (es liegt auch im Regelfall keine Dienstreise vor). Diese Kosten werden bereits durch den Verkehrsabsetzbetrag und das Pendlerpauschale (plus Pendler-Euro) berücksichtigt.